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Tipps für die Einführung einer ERP-Lösung

...im Klein- und Mittelstand- umfassend und branchenübergreifend

Eine ERP-Einführung ist ein komplexer Prozess, der viele Teile eines Unternehmens tangiert – handelt es sich doch beim ERP um das Herzstück in den meisten Unternehmen.

Wir haben Ihnen einige Tipps für eine erfolgreiche Einführung einer ERP-Lösung zusammen gestellt:

1. Analysieren Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen

Nehmen Sie sich Zeit, die eigenen Prozesse in Ihrem Unternehmen genau kennen zu lernen, evtl. auch zu hinterfragen sowie zu dokumentieren. Eine Visualisierung dieser Prozesse in Form von Flussdiagrammen ist dabei oft hilfreich. Nur so können Sie Verbesserungspotentiale in Ihren Prozessen erkennen und mit einer neuen Lösung auch nutzen.

Im Anschluss wird ein Lastenheft auf Basis dieser Prozesse erstellt. Dieses enthält in Stichpunkten die Anforderungen an das neue Warenwirtschaftssystem. Hierbei kann und sollte zwischen „must have“ und „nice to have“ unterschieden werden.

2. Evaluieren Sie ERP-Hersteller und Partner, die dann die Lösung einführen

Es gibt am Markt eine Vielzahl an ERP-Herstellern. Nun gilt es zunächst zu prüfen, welche Hersteller Ihre Anforderungen erfüllen können. Das ist auch der richtige Zeitpunkt sich zu entscheiden, ob die künftige Lösung cloudbasiert sein sollte, oder inhouse betrieben werden soll. Weiterhin sollte entschieden werden, ob man generell eher mit Standardfunktionalitäten arbeiten möchte und sich somit evtl. auch einmal der Software anpasst, oder ob Individualität wichtig und notwendig ist und somit mehr Anpassungen an eine Lösung vorgenommen werden.

Oftmals werden im Klein- und Mittelstand die Lösungen nicht vom Hersteller eingeführt, sondern von Partnern der Hersteller. Diese bieten den Vorteil, dass Sie Prozess-Know-How mitbringen. Die Kombination von Ihrem internen Prozess-Wissen mit dem Wissen der Anbieter und deren Partnern ergibt die richtige Mischung.

3. Binden Sie Key-User in der Auswahlphase ein

Die Akzeptanz einer Lösung bei den Nutzern ist ein Kernpunkt, der oftmals vernachlässigt wird. Nur wenn die Nutzer die Lösung akzeptieren, wird die Einführung ein Erfolg werden. Daher ist es wichtig, auf die Belange und evtl. Bedenken der künftigen Nutzer rechtzeitig einzugehen und auch immer transparent zu machen, was mit der Einführung der neuen Software bezweckt wird.

4. Nehmen Sie sich Zeit für die Einführung

Gerade im Klein- und Mittelstand ist die Einführung einer neuen ERP-Lösung ein Projekt, welches häufig mit dem Tagesgeschäft mitläuft und damit zu einer Zusatzbelastung für die Projektbeteiligten auf Kundenseite führt. Gleichzeitig ist aber die aktive Begleitung auf Kundenseite z.B. durch Tests in der Einführungsphase wichtig und notwendig, um bei einem GO LIVE nicht auf unliebsame Überraschungen zu stoßen. Hier muss für die Mitarbeiter in der Einführungsphase ein Zeitrahmen geschaffen werden, damit diese den Aufgaben auf beiden Seiten gerecht werden können.

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Isabella Weber
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