27.04.2022
Eine runde Lösung: Dokumentenmanagement mit docuvita
Zeitaufwändiges Suchen nach Dateien? Daten-Chaos wegen unterschiedlicher Dateiversionen? Oder wichtige E-Mails, die verloren gehen? Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) lässt sich dies nachhaltig vermeiden. AS Büropartner bietet ein besonders leistungsfähiges DMS: docuvita kann direkt an die Business-Software myfactory angebunden werden!
Suchen, Finden, Sortieren, Verteilen, Terminieren, Zuordnen oder Ablegen von Dateien und Dokumenten kostet im Alltag enorm Zeit. Mit einem DMS stehen alle Informationen hingegen auf Knopfdruck zur Verfügung. Sämtliche Unternehmensdaten aus allen IT-Systemen werden automatisch zusammengeführt und zentral verwaltet.
Ein besonderer Vorteil: Ein DMS wie docuvita stärkt die Unabhängigkeit vom Arbeitsplatz. Von jedem Ort kann sicher auf die Daten zugegriffen werden. So kann docuvita unternehmensweit auf nahezu jedem Endgerät genutzt werden, da es wahlweise unter verschiedenen Betriebssystemen (Windows, Android und iOS) oder im Browser verfügbar ist.
„Die Anbindung von docuvita an unsere Business-Software myfactory bietet einen weiteren Mehrwert“, erklärt Isabella Weber, Key Account Managerin bei AS Büropartner: „Alle Belege können in docuvita abgelegt werden und auch eine E-Mail-Archivierung ist möglich“.
DMS – ist die neue Informationszentrale im Unternehmen
docuvita führt Dokumente, E-Mails und Daten aus allen IT-Systemen automatisch zentral zusammen – unabhängig davon, in welchem Format die Daten vorliegen. Es erfolgt immer eine Verschlagwortung mit Metadaten und auf Wunsch eine Ablage in strukturierten Kunden-, Lieferanten- oder Projektakten.
docuvita führt Dokumente, E-Mails und Daten aus allen IT-Systemen automatisch zentral zusammen – unabhängig davon, in welchem Format die Daten vorliegen. Es erfolgt immer eine Verschlagwortung mit Metadaten und auf Wunsch eine Ablage in strukturierten Kunden-, Lieferanten- oder Projektakten.
Durch die Anbindung an bestehende Anwendungen (z. B. ERP- oder CRM-Systeme wie myfactory) entfällt die doppelte Pflege von Stammdaten. Aus vielen Programmen kann direkt in docuvita gesucht oder in relevante Akten gesprungen werden. Zusätzlich zu den bereits digital vorhanden Belegen können über verschiedene Verfahren Dokumente digitalisiert und den Akten hinzugefügt werden. Dank OCR und Volltextindex sowie der Verschlagwortung sind alle Informationen in Sekundenschnelle verfügbar– auch noch nach Jahren.
DMS – stärkt die Zusammenarbeit im Unternehmen
Ein DMS vereinfacht den sicheren Austausch und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten – ob im Team, im Unternehmen oder in der Zusammenarbeit mit Filialen und Außenstellen. Das Chaos von in verschiedenen Versionen per E-Mail versendeten Anhängen bleibt aus.
Über eine Check-In- und Check-Out-Funktion werden Doppelbearbeitungen vermieden. Verschiedene Versionsstände müssen nicht mehr mühsam vereinheitlicht werden: Berechtigte Benutzer sehen jederzeit, wer ein Dokument aktuell oder zuletzt bearbeitet hat. Dank des Versionskommentars können wichtige Änderungen schnell sichtbar gemacht werden. Wiedervorlagen, Informationsworkflows sowie eine Notizfunktion runden das Teamwork ab.
DMS – optimiert die Prozesse durch Workflows
In manchen Unternehmen werden immer noch (Papier-) Dokumente per Post oder Boten zwischen Standorten hin und her gesendet, um beispielsweise Freigaben erteilen zu lassen. Dies lässt sich deutlich vereinfachen - und man spart sich zudem die Suche nach verloren gegangenen Belegen.
Urlaubsanträge einreichen, Bestellprozesse bearbeiten, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind oder komplexe Rechnungsfreigaben einholen über verschiedene Standorte und Freigabelimits hinweg: Durch das DMS werden Geschäftsprozesse zielgerichtet digitalisiert. Die Verwaltung im Unternehmen wird deutlich entlastet.
Workflows von docuvita optimieren die Zusammenarbeit im Unternehmen – innerhalb des Teams, mit Kunden und Lieferanten sowie zwischen technischen Systemen. Diese Workflows bestehen dabei immer aus einzelnen Aufgaben. Diese Aufgaben werden entweder von einem Benutzer ausgeführt oder es handelt sich um technische Aufgaben wie das Versenden von E-Mails, Eskalationen, der Druck von Dokumenten oder die Übergabe an ein anderes Programm.
DMS – bringt den Zugewinn an (Rechts-)Sicherheit
Eine Grundanforderung im Dokumentenmanagement ist die rechtssichere Archivierung von Dateien und Metainformationen. Dank der automatischen Versionierung und detaillierten Protokollierung von Änderungen erfüllt docuvita bereits viele rechtliche Anforderungen. Durch zusätzliche Absicherungen sowie ein ausgeklügeltes Zugriffs- und Berechtigungskonzept werden wichtige Daten effektiv vor unberechtigtem Zugriff und vor Manipulationen geschützt. Da alle Belege digital vorliegen, sind diese einfacher vor Verlust (versehentliches Entsorgen) und Vernichtung (Brand, Überschwemmung) geschützt als ein Papierarchiv.
Durch diese Maßnahmen sind auch gesetzliche Anforderungen – wie die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) – und interne Compliance-Richtlinien erfüllt.
Dokumentenmanagement mit docuvita – eine runde Lösung für Sie? Isabella Weber steht Ihnen für weitere Informationen gerne unter Tel. 0761 453355-33 oder per E-Mail unter i.weber@as-bueropartner.de zur Verfügung.