Dokumentenmanagement

Zentral verwalten. Überall nutzen!

Suchen und Sortieren, Verteilen und Terminieren, Ordnen und Ablegen …und wie viel Zeit kostet es Sie, Ihre Dokumente, E-Mails und Daten zu verwalten?

docuvita erleichtert und organisiert das Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen. Die Lösung ermöglicht es, Dokumente und Informationen zentral zu speichern, zu verwalten und überall zu nutzen.

docuvita trägt somit wesentlich zum Erfolg Ihres Unternehmens bei. Sie vereinfachen Ihre Büroarbeit, verbessern die Zusammenarbeit Ihres Teams, sparen wertvolle Zeit und Kosten – und können sich optimal auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Ihr Plus

Einfach vielfältig, einfach effektiv: docuvita ist ein Dokumentenmanagement-System (DMS), mit dem Sie Dokumente und Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen und an zentraler Stelle verwalten. Alle Informationen stehen Ihnen auf Knopfdruck zur Verfügung.

AS Büropartner steht Ihnen von Anfang zur Seite – bei der bedarfsgerechten Planung und zuverlässigen Einrichtung, bei der effizienten und sicheren Nutzung Ihrer neuen DMS-Lösung.

Gut zu wissen: docuvita kann nahtlos in ein bestehendes ERP- oder CRM-System, wie beispielsweise myfactory integriert werden.

Unser Angebot, Ihr Nutzen:

  • Beratung und Betreuung
  • Planung und Prozessoptimierung
  • Installation und Einrichtung
  • Integration in myfactory
  • Support und Service

Dokumentenmanagement: Ihre Vorteile auf einen Blick

docuvita bietet viele nützliche Funktionen, um Ihre Teamarbeit zu verbessern, die Arbeit mit Dokumenten zu erleichtern, die Abläufe zu vereinfachen und rechtssicher zu gestalten.

Alles im Blick: Ihre Informationszentrale

Dokumente, E-Mails und Daten aus allen IT-Systemen werden im DMS zusammengeführt und organisiert, unabhängig vom Format. Dokumente in Papierform werden digitalisiert – und in strukturierten Kunden-, Lieferanten- oder Projektakten abgelegt.

  • Finden Sie Ihre Informationen in Sekundenschnelle – dank umfassender Suchfunktionen, auch nach Jahren.
  • Greifen Sie von jedem Ort sicher auf Ihre Daten zu – über nahezu jedes internetfähige Endgerät.
  • Sparen Sie sich die doppelte Pflege von Stammdaten – durch die Verknüpfung mit Ihrem ERP- oder CRM-System (z. B. myfactory).

Alles im Griff: Ihre Zusammenarbeit

docuvita vereinfacht den Austausch sowie die gemeinsame Arbeit an Dokumenten.

  • Vermeiden Sie Doppelbearbeitungen oder aufwändiges Zusammenführen verschiedener Versionen – durch die Check-In- und Check-Out-Funktion.
  • Verbessern Sie Ihr Teamwork - durch Wiedervorlagen, Informationsworkflows oder die Notizfunktion.
  • Beenden Sie das Chaos mit E-Mail-Anhängen in verschiedenen Versionen.

Alles am Laufen: Ihre Prozesse

Mit speziellen Workflows können Sie digitale Geschäftsprozesse gestalten und somit Ihre Verwaltung gezielt entlasten.

  • Optimieren Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Team, in Ihren technischen Systemen, mit Ihren Kunden und Lieferanten – vom Bestellprozess, über komplexe Rechnungsfreigaben bis hin zum Einreichen von Urlaubsanträgen.
  • Verzichten Sie auf den Versand von (Papier-) Dokumenten per Post oder Boten zwischen Ihren Standorten – und sparen Sie sich somit die Suche nach verloren gegangenen Belegen.

Alles, was Recht ist: Ihre Sicherheit

Eine der Grundanforderungen an das Dokumentenmanagement ist die Rechtssicherheit in Bezug auf Datenschutz und Informationssicherheit.

  • Erfüllen Sie wichtige rechtliche Anforderungen – durch die automatische Versionierung und eine detaillierte Protokollierung von Änderungen an Dokumenten.
  • Schützen Sie Ihre wichtigen Daten effektiv vor unberechtigtem Zugriff und vor Manipulation – durch zusätzliche Absicherungen sowie durch ein ausgeklügeltes Zugriffs- und Berechtigungskonzept. Da alle Belege digital vorliegen, sind diese zugleich vor Verlust und Vernichtung geschützt.
  • Archivieren Sie Ihre geschäftsrelevanten E-Mails.