Zurück zu den Referenzen

Höchstmaß an Kundenservice mit dem integrierten ERP-System myfactory


Krimi-Fans sind die Szenen bestens bekannt: Die Spurensicherung stellt winzige Beweisstücke sicher, die Pathologie liefert den entscheidenden Hinweis mittels Biopsie und die DNA des Täters wird mit einem Abstrich nachgewiesen. Alle dafür benötigten Medizinal- und Laborprodukten finden sich im Katalog der R. Langenbrinck GmbH. Das Unternehmen bietet Kliniken, Ärzten, Labors und Spitälern ein Höchstmaß an Kundenservice. Im Hintergrund sorgt das integrierte ERP-System myfactory für effiziente und transparente Prozesse.
 
Bei der Firma R. Langenbrinck GmbH blickt man stolz zurück auf inzwischen mehr als 50 erfolgreiche Jahre. Das Unternehmen mit Sitz im süddeutschen Emmendingen wurde 1965 von Renate Langenbrinck gegründet. Der Name und das Firmenlogo waren von Anfang an Teil der Gründungsgeschichte und haben sich mittlerweile zu einer Marke entwickelt. Inzwischen hat die Tochter Sibylle Langenbrinck die Leitung in zweiter Generation übernommen. Heute sorgen 9 Mitarbeitende dafür, dass Pathologien, Kliniken sowie Arztpraxen in Deutschland und teilweise auch europaweit mit Verbrauchsmaterialien im Bereich Medizinal- und Labortechnik beliefert werden. Einen Teil der Produkte stellt die R. Langenbrinck GmbH im eigenen Unternehmen her, die übrigen sind Handelsartikel. „Wir bieten unseren Kunden ein Höchstmaß an Service an, übernehmen Dauer- bzw. Abrufaufträge und organisieren regelmäßige Lieferungen, so dass die Administration der Bestellvorgänge für unsere Kunde minimiert wird“, erklärt die Inhaberin Sibylle Langenbrinck den Kundennutzen. Um einen noch schnelleren Lieferservice zu bieten, wurde 2007 eine 260 m² große Lagerhalle sowie ein Bürogebäude gebaut. 2013 wurde die Lagerfl äche um weitere 190 m² erweitert.


Suche nach einer modernen Gesamtlösung


Da die vorhandene Geschäftslösung nicht mehr den Ansprüchen eines modernen Betriebs entsprach, informierte sich die R. Langenbrinck GmbH über alternative Möglichkeiten. So sollten beispielsweise papierarme Prozesse unterstützt, beim Belegversand jeweils die richtigen Ansprechpartner hinterlegt oder Dokumente direkt mit den jeweiligen Geschäftsvorgängen verknüpft werden können. Auf der Suche nach einem passenden ERP-System stieß man auf myfactory. Die Nutzung der Software als integriertes Gesamtsystem gefiel auf Anhieb. Sowohl der Funktionsumfang als auch das Design übertraf die alte Software deutlich. Mit der AS Büropartner GmbH fand man zudem einen flexiblen Systempartner, welcher gut erreichbar war und eine schnelle Lösungsfindung ermöglichte.
 

Pragmatisches Vorgehen und flexibler Partner


Nach einem kurzen Test von myfactory waren die Würfel bereits gefallen, schmunzelt die Geschäftsführerin Sibylle Langenbrinck: „Die ersten Anfänge waren von ‚Learning by doing‘ geprägt. Lediglich der Vertrieb durchlief eine Benutzerschulung. Die weitere Arbeitsweise erfolgte durch Ausprobieren und durch Entdecken der unzähligen Möglichkeiten. Da sich das Programm von alleine erklärt, war dies kein Problem. Anpassungen von Druckvorlagen, Reports usw. wurden durch unseren Partner AS Büropartner schnell und unkompliziert durchgeführt.“ Im Laufe der Zeit wurde das System um individuellen Anpassungen im Rahmen eines kontinuierlichen Optimierungsprozesses erweitert. Innerhalb von nur acht Wochen nach dem Systementscheid wurde myfactory operativ in Betrieb genommen. In dieser Zeit wurden primär die Stammdaten bereinigt. Danach erfolgten die Umsetzungen dem Tagesgeschäft entsprechend Schritt für Schritt.
 

Durchgängiges Lösungskonzept im Fokus


Als stark kundenorientiertes Unternehmen ist die R. Langenbrinck GmbH auf flexible Geschäftsprozesse und effi ziente Arbeitsabläufe angewiesen. Entsprechend waren auch die Anforderungen, welche an das ERP-System gestellt wurden. Das Lösungskonzept umfasst unter anderem folgende Anwendungsbereiche: Lagerung in einem Konsignationslager, Teillieferungen, Chargenverwaltung (first-in first-out-Prinzip), Nachweis der Entnahmen und Rahmen- /Jahresverträge. Besonders wichtig ist für die Mitarbeitenden, dass im CRM alle Kundenvorgänge von der Akquise bis zur Kontaktpflege schnell ersichtlich und einfach zu handhaben sind. In der Produktion kommen Planungsfunktionen sowie die Chargenverwaltung zum Einsatz. Besonders praktisch ist, dass die myfactory-Benutzer mit nur einem Klick in den Mandanten ihres Schwesterbetriebs in der Schweiz wechseln können. Auf diese Weise ist eine reibungslose Bearbeitung über Landesgrenzen gewährleistet.
 


Auch der Steuerberater ist an Bord


Dank dem automatischen Verbuchen von Zahlungseingängen, der Erstellung von Zahlungsausgängen usw. profitiert die Buchhaltung von schlanken Prozessen. Eine Bankenschnittstelle sorgt dafür, dass CAMT-Dateien direkt eingebucht werden können. Ein besonderes Highlight ist die DATEV-Integration: Über einen speziellen Zugang hat der Steuerberater Zugriff auf das myfactory-ERP bei der R. Langenbrinck GmbH. Dort kann er die eingescannten Belege, welche den jeweiligen Buchungssätzen zugeordnet wurden, einsehen und kontrollieren. Das spart nicht nur Zeit bei der Abstimmung und bei Auswertungen, sondern vermeidet gleichzeitig auch Missverständnisse und Fehler.
 

Klarer Nutzen für Anwender und Kunden…


Da mit myfactory ERP und CRM in der gleichen Software integriert sind, braucht es keine zusätzlichen Programme. Der Nutzen sowohl für die Anwender als auch die Kunden liegt auf der Hand. Sämtliche Kontakte sind sofort ersichtlich, dadurch sind Nachfragen beim Kunden oder intern deutlich zurückgegangen. Jederzeit lässt sich nachzuvollziehen, wer welche Änderungen am Kunden bzw. an einem Artikel vorgenommen hat. Alle Informationen zu den Aufträgen wie Teillieferungen, Lieferzeit, Disposition usw. sind transparent und einfach zu bearbeiten. Dadurch wird die tägliche Arbeit einfacher und besser planbar.
 

…und ein echter Fortschritt für das Unternehmen
Seit über fünfzig Jahren ist die R. Langenbrinck GmbH darauf ausgerichtet, ihren Kunden ein Höchstmaß an Service sowie qualitativ hochwertige und gleichzeitig kostengünstige Produkte schnell liefern zu können. „Der Wunsch, diese Anforderungen noch besser zu erfüllen, war und ist unser Antrieb für den Einsatz eines modernen, durchgängig integrierten ERP-Systems. Für uns stehen dabei transparente Prozesse und eine einfache Handhabung im Vordergrund“, so Sibylle Langenbrinck. Ob man sich wieder für myfactory entscheiden würde? Die Antwort fällt der R. Langenbrinck GmbH leicht: „Wir können myfactory nur empfehlen. Die Integration aller Anwendungsbereiche in ein zentrales System ist ein echter Fortschritt für unser Unternehmen.“
 
 
„Wir können myfactory nur empfehlen. Die Integration aller Anwendungsbereiche in ein zentrales System ist ein echter Fortschritt für unser Unternehmen.“
 
Sibylle Langenbrinck
Geschäftsführerin
R. Langenbrinck GmbH

AS Büropartner GmbH